Gérer les commandes WooCommerce : statuts, notes et e-mails

01Trouver vos commandes

Toutes les commandes se trouvent dans WooCommerce › Commandes. La liste affiche le numéro, le nom du client, la date, le statut et le total. Des onglets en haut filtrent par statut, avec le nombre de commandes entre parenthèses.

1. Cliquez sur WooCommerce dans le menu de gauche, puis sur Commandes.
2. Repérez l'onglet En cours : ce sont les commandes payées qui attendent d'être préparées.
3. Cliquez sur le numéro d'une commande pour ouvrir son détail.
4. Utilisez le champ de recherche pour retrouver une commande par nom, e-mail ou numéro.

02Comprendre les statuts de commande

Le statut est le point le plus important d'une commande. Il dit si l'argent est arrivé, si le colis est parti, et il commande l'envoi de certains e-mails.

Attente paiement : la commande est créée mais le paiement n'est pas confirmé, par exemple un client qui a abandonné sur la page de la banque. En attente : le paiement est à vérifier par vous, typiquement un virement bancaire. En cours : le paiement est reçu, la commande est à préparer. Terminée : la commande est expédiée ou livrée. Annulée, Remboursée et Échouée parlent d'elles-mêmes.

Un statut peut aussi être changé à la main. C'est utile pour un virement reçu : passez la commande de En attente à En cours dès que l'argent apparaît sur votre compte, et le client reçoit la confirmation.

03Traiter une commande, du paiement à l'expédition

1. Ouvrez une commande au statut En cours.
2. Vérifiez les Articles commandés et l'adresse dans Expédition. Notez une éventuelle remarque du client, affichée sous l'adresse.
3. Préparez le colis : flacons calés, échantillons éventuels, mot manuscrit.
4. Une fois le colis remis au transporteur, ajoutez une note au client avec le numéro de suivi (voir section suivante).
5. ① Dans Général, changez le Statut en Terminée.
6. Cliquez sur Mettre à jour. Le client reçoit l'e-mail de commande terminée.

04Utiliser les notes de commande

② Le bloc Notes de commande, à droite, garde l'historique de la commande : paiement reçu, changement de statut, stock réduit. Vous pouvez y ajouter vos propres notes.

Une note privée reste visible uniquement par l'équipe : « Client appelé, préfère livraison en relais ». Une note au client lui est envoyée par e-mail et apparaît dans son compte : idéal pour le numéro de suivi.

1. Dans le bloc Notes de commande, tapez votre message dans le champ prévu.
2. Choisissez Note privée ou Note au client dans la liste.
3. Cliquez sur Ajouter.

05Maîtriser les e-mails envoyés

WooCommerce envoie des e-mails automatiques à chaque étape : nouvelle commande pour vous, commande en cours de traitement et commande terminée pour le client, remboursement, et d'autres. La liste complète se trouve dans WooCommerce › Réglages › E-mails.

1. Ouvrez WooCommerce › Réglages › E-mails.
2. Cliquez sur un e-mail pour l'activer ou le désactiver, modifier son objet, son titre ou le texte additionnel.
3. Vérifiez que l'adresse de réception de l'e-mail de nouvelle commande est bien la vôtre.
4. ③ Si un client n'a pas reçu son e-mail, ouvrez sa commande et utilisez le bloc Actions de commande pour renvoyer les détails, puis cliquez sur le bouton de validation.

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